Een vergaderruimte inrichten? 4 leuke tips!

Online vergaderen is niet meer weg te denken uit de arbeidsmarkt. Toch kleven er genoeg voordelen aan de oude, vertrouwde ‘traditionele’ vergadering. De belangrijkste reden is dat fysieke vergaderingen het persoonlijk contact tussen collega’s versterkt. Je ontdekt elkaar meningen, ambities en passies terwijl je gezamenlijk over een project spart. Het ontmoeten van je collega’s is daarnaast een goede buffer tegen eenzaamheid. Vergaderen zorgt ervoor dat je je betrokken voelt bij je werk. Je voelt je gezien en gewaardeerd. Dit geeft weer positieve energie om met je werk aan de slag te gaan waardoor de werksfeer aanzienlijk verbetert. Om de voordelen van fysiek vergaderen te ervaren, is een gedegen vergaderruimte nodig. Maar hoe richt je die nu het beste in? Wij geven je in dit artikel 4 leuke tips om jouw vergaderruimte effectief in te richten.

Comfortabele stoelen

Op kantoor zit je veel. Tijdens het vergaderen is het fijn om comfortabel te zitten. Goede stoelen mogen hierbij niet ontbreken. De juiste vergaderstoel is er in verschillende modellen en uitvoeringen. Om een goede stoel te kiezen, is het belangrijk te weten welk doel de vergaderruimte heeft. Zitten jullie met z’n allen aan tafel zoals in een traditionele vergadering? Dan voldoet een comfortabele stoel die eventueel in hoogte verstelbaar is. Omdat een vergadering lang kan duren, is een ergonomische stoel altijd een goede keus. Zeker als de ruimte formeel is ingericht. Houd daarnaast ook rekening met de stof van de stoel. Leer slijt minder snel en gaat dus langer mee. Ideaal voor lange vergaderingen waar je veel uren achter elkaar moet zitten. Is een vergadering op jouw werk allemaal wat losser en wordt er naast vergaderd ook regelmatig wat gegeten en gedronken? Dan kun je kiezen voor barkrukken die op informele wijze rondom statafels worden geplaatst.

Voldoende ruimte

Fysieke vergaderingen hebben zo hun voordelen, maar het is wel prettig wanneer een vergaderruimte voldoende ruimte biedt. Op die manier zit je niet opgepropt en kun je nog lekker in je eigen bubbel zitten als je dat fijn vindt. De minimale afmeting van een vergaderruimte is 2 vierkante meter per persoon per vergaderruimte. Hoe kleiner de ruimte, hoe minder mensen dus aan een vergadering kunnen deelnemen. Vul een loze nis op met een kamerplant. Groen ziet er niet alleen mooi uit, het dempt ook geluid.

Wonderlijke wanden (en tapijten)

In een open kantoorruimte is het nogal een uitdaging om je met een groepje terug te trekken om even te vergaderen. Gelukkig zijn er tegenwoordig veel soorten wandsystemen verkrijgbaar om je op weg te helpen. Met een flexibele wand trek je bijvoorbeeld zo een vergaderruimte uit de grond waarachter je in alle rust kunt vergaderen. Wanden voor vergaderruimtes zijn er in diverse soorten. Je kunt kiezen uit handige systeemwanden die je makkelijk kunt verplaatsen. Glazen wanden zorgen voor het behoud van doorkijk in je kantoortuin terwijl ze tot wel 42 dB aan geluid dempen. Daarnaast zorgt akoestische vloerbekleding zoals tapijt voor de demping van geluid. Zo kun je hier naar hartenlust vergaderen terwijl de rest van de kantoorruimte niets kan horen en de privacy gewaarborgd blijft.

Technologische snufjes

Zoals we dit artikel al begonnen, is online vergaderen niet meer weg te denken op de werkvloer. Het kan dus regelmatig voorkomen dat een collega niet fysiek aanwezig is bij een vergadering. In dat geval is het fijn als de vergaderruimte is voorzien van de nodige technologische snufjes om de vergadering toch zo soepel mogelijk te laten verlopen. Denk hierbij aan een stabiele internetverbinding en goede geluids- en beeldkwaliteit. Omdat dit te bewerkstelligen dient de vergaderruimte te beschikken over geavanceerde beeldschermen, speakers, microfoons en camera’s. Om de ruimte zo efficiënt mogelijk in te delen, is het mogelijk om deze technologische middelen netjes weg te werken in het plafond en zelfs in de vergadertafel.