Een goed evenement organiseren, 3 tips

Een goed (zakelijk) evenement organiseren, vraagt veel van je. Om te beginnen is het natuurlijk van belang om de juiste datum te kiezen. Het doel is een zo hoog mogelijke opkomst behalen, maar welke dag kies je dan? Het ligt een beetje aan de branche waarin je actief bent. Maar meestal zijn de dinsdag, woensdag en donderdag goede dagen voor zakelijke evenementen. Ook dien je rekening te houden met de tijd, zoals met de middagspits en avondspits. Plan ook buiten de vakantieperiodes en feestdagen om. Maar waar moet je nog meer aan denken? We hebben drie tips voor je! 

Tip 1: Duidelijke doelen stellen

Wat is het doel van jouw evenement? Is het doel duidelijk, meetbaar en haalbaar? Let er goed op dat je belangrijke mededelingen aan het begin van het evenement communiceert. Dit moet je doen aan de organisatie, maar ook aan de doelgroep. Als je dit aan het begin van een evenement doet, zal iedereen het beter onthouden. 

Tip 2: De sfeer

De sfeer moet natuurlijk goed zijn op je evenement en daarbij moet je ook goed licht en geluid hebben. Daarvoor kun je Monster Sound Licht en geluid huren. Bij de sfeer moet je ook denken aan spanning opbouwen. Voorafgaand aan het evenement kun je van teasers gebruik maken. Hierdoor bereik je meer mensen en ook zijn ze meer enthousiast als het evenement eenmaal van start gaat. Sterke betrokkenheid speelt hierin ook een rol, daarom moet je goed blijven communiceren met jouw doelgroep. Er zijn verschillende manieren om hier gebruik van te maken, zoals social media of via een nieuwsbrief. Plan dit ook in, geef niet het hele programma in één keer vrij, bouw het tactisch op, hierdoor blijven mensen nieuwsgierig. Licht geluid huren van goede kwaliteit is dus ook belangrijk. Als je sprekers hebt moet je ook een Presentatie set huren.

Tip 3: Doelgroep en uniek blijven

Het onderwerp van je evenement moet uiteraard aansluiten bij de doelgroep, maar ook actualiteit speelt hierin een rol. Zorg ervoor dat je content aansluit bij je gekozen groep. Maar wees hierin ook uniek, maar ook inspirerend. Je wil namelijk met je zakelijke evenement een indruk achterlaten bij anderen. 

Uiteraard dien je ook rekening te houden met een goede bereikbaarheid, de capaciteit van de organisatie, de faciliteiten die aanwezig zijn (voldoen deze aan alles om je programma uit te kunnen voeren?) en het budget. Hetgeen wat je wil, kan dat financieel ook? Zijn de doelen realistisch? Als je het daarover eens bent dan kun je beginnen met organiseren.