Deze dingen moet je regelen voor je zaak

Het zetten van een handtekening is een handeling die regelmatig voorkomt. Dat kan natuurlijk door het te ondertekenen document te printen, de handtekening te zetten en het document vervolgens weer te scannen. Daarna kun je het weer digitaal verzenden. Maar dat is een onhandig proces, dat veel tijd kost en bovendien zorgt voor verspilling van papier. Daarom is het goed om snel ondertekenen met digitaal ondertekenen voor jouw bedrijf mogelijk te maken. Dat kan vanuit de diverse ERP oplossingen van AFAS. Het zetten van een digitale handtekening gaat heel snel en is volledig rechtsgeldig.

Hoe wordt een digitale handtekening gezet?

Een elektronische handtekening is een digitaal certificaat, dat gekoppeld wordt aan een document. Het certificaat is het bewijs dat het om een betrouwbare handtekening gaat en jouw identiteit wordt aan de handtekening gekoppeld. Als een document eenmaal is voorzien van een digitale handtekening kan die niet worden vervalst. Mocht iemand proberen het document te wijzigen, dan zal de digitale handtekening automatisch worden verwijderd. Daardoor kun je er van op aan dat een document waar jij een digitale handtekening op hebt gezet echt is.

Welke documenten kunnen digitaal worden ondertekend?

Elk document dat een gewone handtekening vereist kan ook digitaal worden ondertekend. Daarbij kun je denken aan arbeidscontracten, verhuurcontracten, vaststellingsovereenkomsten, adviesdocumenten, loonbelastingverklaringen, VOG’s, beoordelingsdocumenten, ontbindingsovereenkomsten, orders, offertes, etc. De geldigheid van een digitale handtekening is dezelfde als wanneer een ouderwetse handtekening wordt gezet. Het voordeel van het zetten van een digitale handtekening is dat het snel gaat, veilig is, en dat het niet afhankelijk is van je locatie.

Digitaal ondertekenen gaat zeer snel

De eerste keer dat je een digitale handtekening gaat zetten moet je wellicht nog even wennen aan de handelingen. Het is echter ook mogelijk om het zetten van een handtekening op te nemen in de workflow. Je kunt een handtekening zetten via intranet, het klantportal van AFAS en de via de Pocket app. Het kost slechts een minuut om een document te ontvangen, digitaal te ondertekenen en het terug te sturen. Om de veiligheid te garanderen wordt er gewerkt met tweestapsverificatie op basis van een sms op je mobiele toestel.